こんにちは。BPOコンサルティング部の和田です。

今回は、経理・会計・労務をアウトソースするにあたって、導入後どのように運用していけば

ミスなく、確実且つ円滑な業務遂行を実現できるかをお話しさせて頂きます。

 

ご存じだと思いますが、近年様々なメリットを求め管理部門を外部にアウトソースをする会社が増えてきております。

 

アウトソースをするメリットは、

➀経理・会計(労務)業務の解放によるコア業務への集中化

➁経理人材の退職に伴う業務停滞のリスク回避

③採用コスト、教育コストの削減 

 

等々数多くございます。しかし、一方でデメリットも存在します。

 

➀自社にノウハウが蓄積されない

➁社内情報の外部への漏洩

 

といったデメリットがございます。

しかし①に関しては承知の上でアウトソースを決断していると思いますし、

➁に関しても情報セキュリティ対策を万全に講じている委託先にアウトソースすれば十分に避けられるリスクです。

 

ではアウトソースをするにあたって、一番のリスクはなんでしょうか？

それは自社で業務を行っていた頃よりも、

ミスが頻繁に起こる等といった業務の品質が低下してしまうことではないでしょうか。

 

業務を安定させたいという目的でアウトソースをしているのに従来より業務パフォーマンスが低下してしまうのであれば本末転倒ですし、上記で挙げたメリットも影を潜めてしまいます。

 

一体何故専門性の高いはずの委託先にアウトソースしているのに業務の品質が下がってしまうという状況が生まれてしまうのでしょうか？　

それは委託元と委託先の間で必要最低限の共有ができていないというコミュニケーション不足が原因です。

 

経理業務を遂行するにあたって、

 

➀金庫の鍵の保管

➁実印・代表印・銀行印の保管

③ネットＢＫによる振込の承認　

 

は確実に必要なものです。しかしアウトソースをするといっても上記項目に関しては、委託先に権限を与えるのは非常に稀なケースであり、基本は委託元が権限を握っております。つまり、委託先が小口現金精算のため金庫を開けたい場合や、振込の承認等、一部委託元にも業務プロセスに携わる瞬間が存在します。

そんな中、委託先が業務スケジュール等を委託元と共有せず、勝手な推測で遂行した場合、

 

・手形の期日が到来し銀行に持ち込まなければならないのに、委託元の責任者が不在で金庫を開けることができない。

・3日後に控えた給与振込の承認日、承認をする責任者が不在であることが判明。

 

などといった振込先を間違えた、金額を間違えたというミスではなく、スケジュールの共有不足という基本的なところから業務が滞ってしまいます。結果的に支払が遅れ、外部の取引先から信用を失ってしまう恐れもございます。

 

以上のような事態が決して起こらないように、

 

➀給与振込・総合振込等支払日を明確にする業務スケジュールの確認 。

➁例月にはない、特別な業務タスクはあるのか。あればいつまでに、どのように対応するのか？

③現在の各業務プロセスに何か問題点はないか？…etc

 

月末や月初に必ず両社の打合せの場を設け、上記のポイントを確認します。

またチャットワーク等のツールを使った日々の情報共有も徹底します。

こうして日々コミュニケーションをとることにより、お客様への理解を深めることができ、

お客様の社内体制に合ったベストな業務改善を提案できるようになります。

 

BPOコンサルティング部はお客様に与えられた業務だけを淡々にこなす外注先という立場ではなく、常日頃からお客様と積極的にコミュニケーションを図り、

現状のお悩み(管理業務における悩みだけではなく、経営全体に関わるお悩みも含め)をリアルタイムで把握し、スピーディーに問題を改善・解決していく良きパートナーとして一緒にお仕事をさせていただきます。