こんにちは。BPOコンサルティング部の伊藤です。

　今回は、ここ数年で多くの注目を集め、すでに導入を進めている企業も多い、経費精算システムの導入をいかに成功させるかについて、お話しさせて頂きます。

　なお、経費精算とは交通費、消耗品等の従業員立替の経費精算であり、代表的な経費精算スシテムとして、楽楽精算、Staple、Money Forwardクラウド経費、Concur Expense等があります。

　一般的に、紙ベース(もしくはエクセルベース)で行う経費精算の一連の流れは、現場の申請者が経費精算書を作成、必要な領収書・関連する資料を添付し、上長の確認を経て、さらに管理部にて確認の上、支払・会計起票をするという流れです。

　経費精算システムの導入により、多くの場合、全社(現場・上長・管理部)的には業務効率化に繋がりますが、従業員の中には変化を好まない者がいること、また、管理部の仕事の一部を現場に分散させるという側面もある(例えば、勘定科目の選択)ことから、現場の理解が乏しく、また、非協力的な場合には、例えば、紙ベースが一部依然として残る、入力事項の記載が十分でなく、何度も修正を繰り返すような非効率的な状況が生じます。

　そのため、期待した業務効率化を実現するためには、現場の理解・協力を得ることが、経費精算システム導入を成功させる秘訣です。

経費精算システムの導入による業務効率化には、次のようなものがあります。

■業務効率化(メリット)

　①申請者による精算書データを会計ソフトに取込むことで、管理部の会計起票の手間を軽減　

　②確認を終えた精算書データを支払業務に連携させることで、支払業務の手間を軽減

　③ICカードの導入により、申請者による経路検索、上長・管理部による経路確認の手間を軽減

　④領収書の読込機能の導入により、申請者による日付・金額・内容等の入力の手間を軽減

　⑤モバイルツールでの利用により、場所を問わず、精算書作成、確認、承認することで

　　待ち時間の軽減

現場の理解・協力を得るために必要なことには、次のようなものがあります。

■現場の理解・協力を得るポイント

　①現場のヒアリングにより、現場の状況・課題の理解を深め、現場の利便性を高めるような

　　制度設計を行なう。

　②できる限り簡素化する(分かり易くする)ことで、現場が精算書作成を迷わず行えるような

　　設計にする。例えば、勘定科目を限定する等。

　③経費精算システムを導入する意義(会社によって異なります)をしっかりと説明する。

　④マニュアルの作成、導入の説明会を行うことで、現場の理解に役立てる。

　⑤運用のテスト期間を設けることで、現場からの質問に対応する、また、必要な改善をする。

　⑥導入後も、現場のヒアリングをして、課題への対応、改善を進める。

　上記は、いずれも当たり前のことではありますが、現場の声を聞くことをせずに、管理部による半ば一方的な効率化の制度設計により導入してしまうと、肝心な現場の理解・協力を得ることができずに、期待した効率化の実現ができないことがあります。また、最近では、経費精算に限らず、業務効率化のための様々なツールがあり、今後、導入を検討する機会が増えていくと思います。

　その際には、現場を巻き込み、必要な検討を行ない、十分な準備をすることで、効率化の実現を図る必要があります。

　私たちは、経理業務の効率化のため、ヒアリングによる課題の把握から、導入するシステムの選別、導入時の制度設計、導入後のフォロー等のサポートをさせて頂いておりますので、是非にお気軽にご相談ください。