こんにちは、BPOコンサルティング部の鈴木です。

　当ページをご覧いただき、ありがとうございます。

　今回は、弊社のBPOサービスにおける業務改善の進め方について、ご紹介させていただきます。

　経理・会計業務のアウトソーシングをご検討されている貴方様にとって、有益なコラムになれば幸いです。

　経営目線×現場目線＝弊社における業務改善の強み

　さて、弊社のBPOサービスは、基本的には派遣スタッフを現場に配置し、経理業務ならびに会計業務を私たち担当者が管理・遂行するという特徴があります。

　現場感のある、密接なお付き合いになることから、私たちが外からの一方的な目線で改善策を提案することはありません。

　コストパフォーマンスやセキュリティ対策といった経営目線だけでなく、抵抗感より納得感を得られるか、実行可能であるか、経理・会計だけの改善にならないか（他の部署の従業員にとって改悪にならないか）といった現場目線をもって、本来の目的である成果や目標達成をお客様と一緒に実現していくことが、私たちの業務改善の進め方になります。

　もちろん、現場を把握しながら業務遂行していきますので、日々発生するような課題に対してもスピーディに対応することが可能です。

　既存のお客様からは、日常的な業務パートナーとして受け入れていただき、多くの好評をいただいております。

　次に、私たちが実際にどのように業務改善に着手していくのかを、3つの段階に分けてお話させていただきます。

　ご発注後、最初の業務改善に着手するまでの流れ

①業務内容の把握→現状ベースのまま業務遂行

　最初の1ヶ月から3か月の間は、現状ベースの業務をそのまま吸収することに注力いたします。

　もちろん、ご発注いただく前にもヒアリングを行いますが、実際に開始してからは、より精緻に業務ごとの工数、プロセス、スケジュールなど把握していきます。

　また、今後の業務遂行を円滑に進めていくために、私たち担当者は派遣スタッフの管理をするだけでなく、定期的に訪問して実際の業務に関わることによって、従業員の方との関係性構築を図っていきます。

②改善点の発見→改善策の検討

　現状ベースの業務をひと通り理解してから、いよいよ改善に着手します。

　モノ、ヒト、カネ、オペレーションなどのフレームワークで分類しつつ、可視化した改善点ごとに複数の改善策を検討し、お客様の状況に合わせてどの改善策がマッチするかを見極めていきます。

③改善策の提案、実行→経過観察、検証、調整

　複数の改善策について、それぞれのコスト、パフォーマンス、リードタイム、リスクなどを評価し、比較したうえで妥当な方法を提案します。

　改善策を実行した後も、実際に業務で関わりながら、経過観察、検証、調整など継続的に行っていきます。

　その後は、日々の業務において、あるいは月次のミーティングごとに、複数の小さなPDCAサイクルを回していくようになります。

　事例紹介

　私が実際に携わった事例として、BPOサービスの開始当時、それまでの経理担当者が売上管理と入金管理に時間をかけられず、未収入金の把握が困難になっているという状況がありました。

　①の段階を経て、従業員の立替経費精算に多くの時間をかけていることが分かりましたので、この時間を減らして上記の業務時間を増やそうと考えました。

　当時のやり方は、毎日、従業員が出金伝票を記入して領収証と一緒に提出し、経理担当者はその場で現金精算を行うというものでした。

　②の段階となり、クラウドサービスの導入も検討しましたが、従業員の年齢層がおよそ50代から70代で、実際訊いてみてもITスキルの高い方がいらっしゃらないことが分かっていたため、別の方法を考えました。

　③の段階で、1ヶ月ごとに立替経費精算書を作成して領収証と一緒に提出し、その後に振込で精算する方法を提案したところ、社長の了承ならびに従業員の皆様の理解を得て、実行に至りました。

　結果として、日々の売上管理と入金管理に時間をかけられるようになり、その部分の精度が向上したことによって、未収入金の回収行動が早まり、資金繰りや営業活動の判断もより正しい情報に基づいて行っていただけるようになりました。

　また、実際に使用している営業の方とお話した際には、「こういうやり方を求めていた」と喜ばれておりました。

　この事例のように、お客様の状況に合わせて、様々な立場の方に納得感・満足感を持っていただける業務改善を実行できるところが、弊社のBPOサービスの特徴です。

　経理・会計業務のアウトソーシングと併せて、業務改善も図りたいとお考えであれば、ぜひ一度、弊社までお問合せください。