こんにちは。SRコンサルティング部の栗田です。

2020年から年末調整手続きの電子化が始まります。

今までは、保険会社等から控除証明書等を紙で受け取り、勤務先に紙で提出していました。

年末調整手続きが電子化された場合、国税庁から示されている手順は以下の通りです。

【年末調整手続き電子化の手順（全ての作業工程を電子化した場合）】

①　従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領します。

②　従業員が、上記①で受領した電子データを国税庁等からダウンロードした年末調整ソフト等へ取込み、年末調整申告書の電子データを作成します。

③　従業員が、②の年末調整申告書データ及び①の控除証明書等データを勤務先に提供します。

④　勤務先が、③で提供された電子データを給与システム等に取込、年税額を計算します。

　以上のとおり、従業員が、控除証明書等の電子データを年末調整ソフトに取り込むことにより保険料控除申告書等が簡単に作成でき、申告書および控除証明書を電子データで勤務先に提出できるようになります。

なお、電子データで受け取れる控除証明書は以下のとおりです。

　　・生命保険料控除証明書

　　・地震保険証控除証明書

　　・年末残高証明書

　　・住宅ローン控除証明書

　　　　※ただし、居住年が平成31年（令和元年）以後の場合で、

　　　　　居住開始年の確定申告で電子申告をし、

　　　　　翌年分以降の住宅ローン控除証明書を

　　　　　電子データでの交付を希望した場合

　　※2020年の時点では、すべての保険会社や銀行が電子発行に対応しているわけではありません

　電子データで控除証明書を受け取るには、保険会社等のホームページからダウンロードする方法と、マイナポータルから取得する方法があります。

　※マイナポータルとは、政府が運営するオンラインサービスです。

　複数の控除証明書等がある場合は、マイナポータルで取得できるようにすると、一括で電子データ取得できます。

　マイナポータルを利用する場合は、事前にマイナポータルを開設し、マイナポータルとの紐付けが必要となります。マイナンバーカード、ICカードリーダー（orマイナンバーカード読取対応スマートフォン）が必要となります。

実務上では、控除証明書等の取得方法と控除申告書等の提出方法で、以下のパターンに分かれます。（すべてのパターンで従業員が年末調整ソフトを使用）

パターン１:従業員が控除証明書等を電子データで取得し、電子データで勤務先へ提出 ⇒効率的

パターン２:従業員が控除証明書等を紙で取得し、電子データで勤務先へ提出 ⇒比較的始めやすい

パターン３:従業員が控除証明書等を電子データで取得し、紙で勤務先へ提出

パターン４:従業員が控除証明書等を紙で取得し、紙で勤務先へ提出

　パターン１は、一番効率化・ペーパレス化になりメリットが大きいですが、従業員の方に控除証明書等を電子データで取得してもらうのはハードルが高いという場合は、パターン２（あるいは、パターン２とパターン１を混在）で始めて、来年以降にパターン１へ以降していくというのが切替えしやすいと思います。

　従業員から申告書や控除証明書等を電子データで受け取るためには、事前に税務署へ「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」の届出が必要となります。

　　届出の目安：11月1日以降11月中に電子データでの受け取りを開始する場合、

　　　　　　　　9月30日までに提出（提出した月の翌月末に承認）

参考文献：

国税庁ホームページ「年末調整手続きの電子化に関するパンフレットについて」

国税庁ホームページ「年末調整手続きの電子化及び年調ソフト等に関するFAQ」

https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho_pamph.htm

https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/pdf/nencho_faq.pdf

　2020年の年末調整は、手続きの電子化が始まったことにより、「どこまで電子化するのか」など、会社側の選択肢が広がると共に、会社毎に自社に最適な控除証明書等の収集方法を検討していく必要があります。この機会に、煩雑になりやすい年末調整業務の効率化を図っていきたいですね。