こんにちは。BPOコンサルティング部の伊藤です。

私たちは、経理業務を確実に行うということの他に、日ごろから会計・報告業務も重要な業務として行っております。これまでのコラムは、どちらかというと、経理業務の確実かつ効率的な遂行という観点でのお話が多かったと思いますが、今回は会計・報告業務の観点からお話しさせて頂きます。

■現状の報告資料は有益なもの!?

一般的な報告資料として、貸借対照表、損益計算書、推移損益計算書があります。

それらにより、会社全体の財政状態と経営成績は分かりますが、部門別(拠点別)の損益状況、商品種類別の販売・利益の状況、今後の損益・資金見通し等は分からないことから、会社によっては、十分でないことが多々あります。

皆さまが日ごろ目にしている、もしくは、皆さまが作成している資料は、現状をより良く把握し、将来を見込むにあたり十分に役立つ情報ですか？

経営者にとって有益な資料、各部門長にとって、有益な資料は異なります。

また、企業の成長ステージ、社内の体制、時代の変化、競合の状況によって、経営者・各部門長等にとって有益な情報は異なります。

有益な情報が見当たらないのであれば、報告資料、また、報告資料を作成するプロセス(仕組み)も含め、見直す必要があります。

こんな情報が欲しいと言ったところで、それらの情報を収集・整理・集計するための仕組みがなければ、有益な情報を得ることができません。

また、現実的な時間内での作成も効率性の観点から重要です。

例えば、

部門別(拠点別)の損益状況を把握したいのであれば、会計ソフトにて部門管理することにより、部門別損益計算書を容易に作成することができます。

一方で、商品種類別の販売・利益の状況を把握したいのであれば、欲しい情報が詳細であればあるほど、会計ソフトでの管理はふさわしくなく、販売管理ソフトの導入により、報告資料の作成することが望ましいです。

以前にあるお客様にて、日々膨大にあるECサイトの商品販売の取引を会計ソフトに個々取引を手動にて起票していることがありました。

多くの時間を掛けても、実現できることは少なく、多くの無駄がありましたので、ECサイトから出力される情報を日毎に整理・集計して起票するような仕組みを作ることで、多くの時間削減を実現しています。

■報告資料の見直しをしよう!!

どのような報告資料が欲しいのか、現状の報告資料、報告資料を作成するプロセスのどこに課題があるのかを明らかにし、実際に、＜いつ＞、＜誰が＞、＜どのようにして＞見直しを進めるかは容易なことではありません。

組織が大きくなればなるほど、ニーズの異なる部門・関係者が増えること、また、ソフトウェア・WEBサービスの検討及び導入の準備、各従業員への周知に多くの時間とコストを要するため、円滑に進まない現実があります。

■外部の専門家を利用する

現状の報告資料に課題を感じ、自助努力にて改善を進めることは大事ではありますが、私たちのような外部の専門家の力を利用することもご検討ください。

外部の専門家である私たちの強みは、

①報告資料に関する知識・経験が豊富であること、

②会社内の利害関係よりも全社的な観点から発言・検討することができることにあります。

また、見直しを仕事として受けているからこそ、皆さまを巻き込みながら、見直しによる成果実現に向け、取り組んでおります。

経理・会計業務のアウトソーシングと併せて、報告資料の見直しも図りたいとお考えであれば、ぜひ一度、弊社までお問合せください。