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BPOサービスの「品質」と「効率化」の取り組みについて ~基本編~

こんにちは、皆様はじめまして。

BPOコンサルティング部の伊藤です。

 

「企業において基幹業務である経理・会計業務をアウトソーシングする際には、正確な業務(品質)と効率化が重要になります。」

そこで今回は、経理・会計業務BPOサービスを行なう際に、重視するポイントとして、「品質」「効率化=スピード」について書かせて頂きます。

 

■「品質」と「効率化=スピード」の遂行のポイント

①報告・連絡・相談 ⇒コミュニケーションの重視&問題点の共有と報告

②業務タスク管理&スケジュール管理  ⇒業務の可視化によって効率化すべき業務の洗い出し

※効率化には、経費精算など会計システムの導入も重要ですが、先ず必要なのは業務タスク管理&スケジュール管理の可視化です。

当たり前な事でございますが、上記をBPOコンサルティング部では徹底しております。

 

□報告・連絡・相談について

私たちは、経理・会計業務のBPOサービスを行なう上で、a.「現場の経理実務」は派遣人材。b.「派遣人材の業務管理及びサポート・会計帳簿作成・月次報告」は弊社の専任担当者及び責任者。

と業務に明確な役割分担がされています。また、お客様との間でも承認や確認を含めてコミュニケーションを密に図り、業務を遂行しております。

※関係者が多くなると、情報共有の精度や鮮度を維持するのが難しくなりますので特に細心のケアが必要となります。

 

☆おすすめのビジネスコミュニケーションツール

Chatwork

実際に利用している中で、便利であると思うことは、次のようなものがあります。

  1. 1. 複数人が参加するグループチャットにより、CC/BCC漏れによる共有漏れを防ぐことができます。
  2. 2. 経理派遣人材・専任担当者が変更になった場合でも、新たにグループチャットに参加することで、過去の履歴を簡単に確認することができます。
  3. 3. 弊社の責任者が日常的な遣り取りを閲覧することにより、経理業務の遂行状況、業務を遂行する上で、課題が何であるかの把握に役立っています。

 

これまで、メールや電話が担っていた機能ではありますが、メール等よりも気軽に行えるということもメリットの一つと言えます。

Chatwrokの他に、SlackLINE WORKSがあります。

 

□業務タスク管理&スケジュール管理について

経理・会計業務を高精度に遂行する上で、最も重要なことは、スケジュールの管理だと考えています。

毎月、同じような業務及び流れではありますが、遂行する業務を一覧にて把握し、誰が、何を、いつまでに、という事前の予定があり、それを確実に遂行することが経理業務の神髄と言えます。

 

☆おすすめのタスク&スケジュールツール

backlog

backlogが便利と思うことは、次のようなものがあります。

  1. 1.各々業務を「誰がいつまでに」、また、「業務を追加すること」、さらに、「工程を細分化すること」も、簡単な操作により行なうことができます。
    2.業務の期日が来ているタスク、また、期日を超過しているタスクは、随時、アラートのメールが関係者に送られることにより、スケジュールの進捗を管理することができます。
    3.ボタン一つで、ガントチャート(*1)にて、全体を確認することができ、全体の業務、現在の進捗を瞬時に見ることができます。

(*1)ガントチャートとは、横軸に時間、縦軸にメンバーや作業内容を配置し、工程やタスク毎に作業開始日、作業完了日の情報を帯状グラフに表したものです。

 

上記によって、Backlogの導入により、業務の効率化及び高精度化を実現しています。

 

ご紹介した2つのビジネスツールは、ただのITツールに過ぎません。

しかし、経理・会計業務を効率的かつ高精度に遂行することに役立つのみならず、複数の関係者との間で、業務の見える化、また見える化による課題の発見に大いに役立っています。

 

是非、皆様も世に出ているビジネスツールを最大限に利用して、業務課題に取り組んでみませんか?
弊社では、単なる経理・会計業務のアウトソーシングのみならず、便利で最新のツールについてもご提案させて頂いております。

どうぞ今後とも宜しくお願いいたします。

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