こんにちは、はじめまして。

BPOコンサルティング部の草刈です。

今回は、経理業務における業務効率化をお話しします。

業務効率化と言っても様々ありますが、今回は＜従業員の経費精算を効率化する＞ことに着眼していきます。

従業員の＜経費精算＞は、経理担当者が毎月行う定例業務の一つです。

従業員が＜経費精算＞の申請書や領収書を経理部へ毎月提出するところからスタートしますが、経理担当者が「その関連書類を精査→会計入力→各従業員へ立替支給」というのが大まかな流れです。

経理経験者はご存知だと思いますが、このプロセスの中には業務を煩わしくさせる点がいくつか存在しているため、＜経費精算＞は業務効率化として課題の一つとなりやすいものです。

弊社でもお客様へBPOのサービスを提供する上で、＜経費精算＞の今までのプロセスの見直しを提案し、”経費精算システム”の導入を支援することで効率化を図っています。

【1】課題ポイント：＜経費精算＞において煩わしいと感じるところは？

実際にお客様からの声で、＜経費精算＞をする上で煩雑で効率化したいと感じている点をご紹介します。

・期日までに提出書類（経費精算の申請書や領収書）が経理担当者の手元に届かない。

・経理担当者から申請者への問い合わせが頻繁にある。

・旅費交通費の計算の際に、経路検索や定期区間内控除の確認が煩わしい。

・出張者へ支給した仮払金の管理と精算が煩わしい。

・すべての申請された経費を集計して仕訳を入力するのが大変である。

上記が経理担当者が毎月頭を悩ませる点ではないでしょうか。また、これらの課題を把握していても経理人員の不足や日々の業務に忙殺されて、なかなか改善に取り組めないお客様も多くいらっしゃいます。

【2】改善ポイント：弊社での＜経費精算＞の効率化サポートについて

先程ご紹介した＜経費精算＞における課題は、今までのプロセスの見直しや”経費精算システム”を導入することで改善することができ、弊社ではそのサポートを行っています。

以下はそのサポートについての具体的な流れです。

①お客様から＜経費精算＞の今までの運用をお伺いして、稼働する人員や時間、人件費を把握します。

②今までの運用の中で類似した工程があればそれを省き、品質を維持しつつも運用をスリム化することを検討していきます。

③お客様の＜経費精算＞における課題を解消することができる最適な”経費精算システム”を提案します。

④”経費精算システム”の導入から新たな運用を開始するまでのスケジュールを決めます。

⑤お客様へ改善効果と共にそのスキームを提案し決裁を頂きます。

⑥”経費精算システム”の導入後、運用テストを行い、そこで発見される課題を解消します。

⑦実際の運用開始です。

弊社ではお客様へ上記の様なサポートを提供して＜経費精算＞の運用を再構築することで業務効率化を実現し、実際に弊社が担当したお客様は約40％の稼働時間の削減に成功しています。

＜経費精算＞の他にもお困りごとがありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。