業務の「見える化」により、業務効率化を実現!!
こんにちは。 BPOコンサルティング部の伊藤です。
今回は、業務の「見える化」による業務効率化の推進について、お話しさせて頂きます。
「見える化」とは、どのような業務がどのような流れで行われているのかをグラフや図表などを用いて目に見えるようにすることです。目に見えるようにすることで課題(問題点)に気づき、課題を共有できて改善のための対策を効果的に行うことができます。
「見える化」には、次のようなメリットがあります。
■「見える化」のメリット
①見えることにより課題に気づきやすく、見えやすくなる。
②不合理なルールの見直し、無駄な業務の削除につながる。
③属人化の回避と引継を容易にする。
④業務の全体像が見えるようになる。
①見えることにより課題に気づきやすく、見えやすくなる。
②不合理なルールの見直し、無駄な業務の削除につながる。
例えば、次のようなことがあります。
1.特定の担当者に業務負荷が偏っている
2.過度な遣り取りを行なっている
3.当たり前と思っていた業務が、そもそも、なぜ行っているのか分からない
4.念のためという理由で行っているチェックが多い
5.同じような作業をあちこちで行っている
6.使われないアウトプットをしている
③属人化の回避と引継を容易にする。
業務を「見える化」できないとは、特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない
状態(属人化)をいい、業務が適切に行われているのかの確認を困難にするばかりか、その業務
を引き継ぐことが困難である。
業務の見直し、標準化を進めること等により業務を「見える化」することで、属人化の回避
と引継を容易にすることができます。
④業務の全体像が見えるようになる。
業務全体を「見える化」することで、自身の関わっていない業務の流れを把握することが
でき、これまで 見えていなかった課題への気づき、また、全体の観点から自身の業務を
見直すことができます。
■「見える化」による業務効率化の実現
各担当者より、いつ、何を、何の目的のために、どのような方法で行っているのかをヒアリング
して、業務一覧、業務手順書、業務フローを作成することにより、「見える化」を進めます。
「見える化」により見えるようになっただけでは、意義は乏しく、業務効率化を実現させるため
には、次のようなポイントがあります。
①場を設ける。
②現状の業務の課題を認識・共有する。
③課題への解決方法を議論し、具体的な対策・スケジュールを決める。
④決めた対策の進捗状況を確認し、必要な修正をする。
①場を設ける。
月1回等の定期的に、現状の業務の課題を認識・共有し、課題への解決方法を議論し、具体的
な対策・スケジュールを決め、決めた対策・スケジュールの進捗状況を確認し、必要な修正を
する場を設けることが、業務効率化を実現するためには、最も重要なことです。
②現状の業務の課題を認識・共有する。
会社の内部環境、外部環境の変化により、業務の内容・ポイントも変わり、課題も変わって
いきます。また、管理者の視点、担当者の視点では、課題も異なるため、場を設けることに
より、現状の業務の課題を定期的に認識・共有することが必要です。
③課題への解決方法を議論し、具体的な対策・スケジュールを決める。
課題に対して、どのように対応するのが望ましいかを業務に関係する者が議論することに
より、実効性の高い対策、現実的なスケジュールを立てることを可能にするだけでなく、
このような過程を経ることで、関係者間の理解・協力を得ることができ、改善が進みやすく
なります。
④決めた対策の進捗状況を確認し、必要な修正をする。
決めた対策の進捗状況・効果の確認、問題点の共有、問題に対する必要な修正をする場を
設けることで、着実な改善を実現することができます。
これまでのコラムでも書かせて頂いた通り、昨今においては、経費精算・請求書発行(売掛管理含む)・各種業務の会計ソフトへの連動等の各種業務のIT化による業務効率化に注目が集まっておりますが、そもそも、それ以前に、現状の業務をしっかりと把握し、課題を認識・共有し、改善する(改善できる)仕組みを整えることはとても重要なことです。
是非、業務の「見える化」、場を設けること・仕組みを整えることにより、さらなる効率化の実現を目指してください。
私たちは、「人＋BPOサービス」によるお客様の経理・会計業務を丸受けする中で、実際に、課題の抽出・課題への対応により、日々業務の効率化を進めております。課題を認識できずにいる、また、課題は分かっているが思うように改善が進まない等のお悩みがございましたら、是非にお気軽にご相談ください。
